In questa pagina
La gestione di un ristorante comporta la presa in considerazione di diversi aspetti da parte del titolare, primo fra tutti il food cost.
Capire cos'è, come si calcola e, soprattutto, come si controlla è fondamentale non solo per il guadagno nel breve termine, ma anche per la sostenibilità dell’attività nel lungo periodo.
In questo articolo vedremo nel dettaglio il concetto di food cost, dalle sue diverse tipologie ai metodi di calcolo, analizzando i fattori che lo influenzano e scoprendo strategie pratiche per ottimizzarlo senza sacrificare la qualità dei prodotti.
Cos'è il food cost: definizione e importanza
Il food cost rappresenta l'incidenza percentuale del costo delle materie prime alimentari utilizzate per preparare i piatti rispetto ai ricavi generati dalla loro vendita.
Si tratta di uno dei maggiori costi variabili in un ristorante e ha un impatto diretto sui margini di profitto.
Un food cost troppo alto può erodere rapidamente i guadagni, anche in presenza di un buon volume di vendite. Al contrario, un controllo efficace del food cost permette di massimizzare la redditività, garantendo le risorse necessarie per investire, crescere e affrontare le sfide del mercato.
Tipologie di food cost: attivo e passivo
Esistono due tipologie di food cost, ognuna con uno specifico scopo: il food cost attivo (o preventivo) e il food cost passivo (o consuntivo).
Food cost attivo (o preventivo)
Il food cost attivo viene calcolato prima della produzione e della vendita. Si basa sulla distinta base (o ricetta standard) di ogni singolo piatto, ovvero quel documento che elenca nel dettaglio tutti gli ingredienti necessari per preparare una porzione, specificando le quantità esatte e i relativi costi.
Sommando il costo di tutti gli ingredienti di una ricetta, si ottiene il costo materia prima di quel piatto. Rapportando questo costo al prezzo di vendita previsto, si ottiene il food cost attivo (o teorico) di quel piatto.
Questo tipo di calcolo è fondamentale in fase di pianificazione del menu e di definizione dei prezzi di vendita (pricing). Permette di stabilire a priori se un piatto sarà sufficientemente redditizio e di fissare un prezzo che garantisca il margine desiderato.
Food cost passivo (o consuntivo)
Il food cost passivo, invece, viene calcolato a posteriori, ovvero alla fine di un determinato periodo (settimana, mese, trimestre). Si basa sui consumi effettivi di materie prime registrati in quel lasso di tempo.
Questo calcolo tiene conto non solo del costo teorico delle ricette, ma anche di tutti gli altri fattori che incidono sull'uso delle materie prime, come sprechi, errori in cucina, furti, consumi non registrati (es. pasti del personale, se non conteggiati a parte).
Il food cost passivo offre una fotografia reale della performance del ristorante. Serve principalmente per il controllo di gestione: confrontando il food cost passivo con quello attivo (o con gli obiettivi prefissati), è possibile identificare scostamenti, analizzarne le cause (sprechi eccessivi, acquisti inefficienti, errori nelle porzioni) e implementare azioni correttive.
Come si calcola il food cost
Sebbene entrambi i tipi di food cost siano importanti, il calcolo più comune per il controllo periodico delle performance è quello del food cost passivo.
Il calcolo si basa sulla variazione delle scorte di magazzino in un determinato periodo, tenendo conto degli acquisti effettuati. La logica è semplice: il valore delle materie prime consumate è dato da ciò che avevi all'inizio, più ciò che hai comprato, meno ciò che ti è rimasto alla fine.
La formula del food cost
La formula standard per calcolare il food cost passivo percentuale è la seguente:
Food Cost (%) = [ (Valore Scorte Iniziali + Valore Acquisti) - Valore Scorte Finali ] / Ricavi Totali dalla Vendita di Cibo * 100
Analizziamo i componenti:
- Valore scorte iniziali: è il valore monetario di tutte le materie prime alimentari presenti in magazzino all'inizio del periodo considerato (es. 1° del mese). Richiede un inventario fisico accurato.
- Valore acquisti: è il valore totale di tutte le materie prime alimentari acquistate durante il periodo considerato (es. dal 1° al 31 del mese). Si ottiene sommando i costi riportati nelle fatture dei fornitori.
- Valore scorte finali: è il valore monetario di tutte le materie prime alimentari rimaste in magazzino alla fine del periodo considerato (es. 31 del mese). Richiede un secondo inventario fisico accurato.
- Ricavi totali dalla vendita di cibo: è il fatturato totale generato dalla vendita di piatti e alimenti nel periodo considerato (bevande escluse, se si vuole un food cost puro). Questo dato si ricava dai report di cassa o dal sistema gestionale.
Il risultato della formula è una percentuale che indica quanta parte del fatturato è stata assorbita dal costo delle materie prime alimentari.
Esempio pratico di calcolo del food cost
Immaginiamo un ristorante che voglia calcolare il suo food cost passivo per il mese di Marzo.
- Inventario iniziale (1 Marzo): Il valore delle materie prime in magazzino è € 5.000.
- Acquisti (1-31 Marzo): Durante il mese, il ristorante ha acquistato materie prime per € 10.000.
- Inventario finale (31 Marzo): Il valore delle materie prime rimaste in magazzino è € 4.000.
- Ricavi vendita cibo (Marzo): Il fatturato derivante dalla vendita di cibo nel mese è stato di € 40.000.
Applichiamo la formula:Food Cost (%) = [ (€ 5.000 + € 10.000) - € 4.000 ] / € 40.000 * 100Food Cost (%) = [ € 15.000 - € 4.000 ] / € 40.000 * 100Food Cost (%) = € 11.000 / € 40.000 * 100Food Cost (%) = 27,5%
Questo significa che, nel mese di Marzo, il 27,5% dei ricavi dalla vendita di cibo è stato utilizzato per coprire il costo delle materie prime.
Esempio di calcolo per un singolo piatto (Food Cost Attivo):Consideriamo un "Risotto Carnaroli con Luganega e Carciofi". La distinta base indica:
- Riso Carnaroli (80g): € 0,40
- Luganega (60g): € 0,80
- Carciofi (100g puliti): € 1,20
- Brodo, cipolla, burro, parmigiano, olio, etc.: € 0,60
- Costo Materia Prima Totale: € 0,40 + € 0,80 + € 1,20 + € 0,60 = € 3,00
Se il piatto viene venduto a € 12,00 (IVA esclusa, per coerenza):Food Cost Attivo Piatto (%) = (€ 3,00 / € 12,00) * 100 = 25%
Questo piatto ha un food cost teorico del 25%.
Fattori che influenzano il food cost
Il valore del food cost non è fisso, ma è influenzato da una moltitudine di fattori che agiscono in diverse aree della gestione del ristorante. Comprenderli è il primo passo per poterli controllare.
Gestione degli acquisti e dei fornitori
Nel controllo del food cost, la scelta dei fornitori gioca un ruolo chiave. Prezzi competitivi sono importanti, ma lo sono anche l'affidabilità, la qualità costante delle materie prime e le condizioni di pagamento.
Una buona capacità di negoziazione, la corretta pianificazione degli ordini per ottimizzare le consegne e, dove possibile, acquisti all'ingrosso, possono contribuire a ridurre i costi.
Anche la frequenza degli ordini è importante: ordini troppo frequenti possono aumentare i costi di trasporto, mentre ordini troppo grandi possono portare a sprechi causati dalla scadenza troppo ravvicinata.
Controllo del magazzino e degli sprechi alimentari
Una gestione inefficiente del magazzino è una delle cause principali di un food cost elevato. Prodotti scaduti, conservazione errata che porta al deterioramento, rotture accidentali sono tutte perdite dirette.
Allo stesso modo, gli sprechi in cucina, come porzioni eccessive servite ai clienti, errori nella preparazione che costringono a rifare i piatti, scarti eccessivi durante la pulizia e il taglio degli ingredienti, incidono pesantemente sui costi reali delle materie prime consumate.
Efficienza operativa e formazione del personale
Il personale deve essere adeguatamente formato sul rispetto delle distinte basi, sull'uso corretto delle attrezzature, sulle tecniche di taglio per minimizzare gli scarti e sulle corrette procedure di conservazione.
Errori umani, disattenzioni o mancanza di formazione possono portare a sprechi significativi e a un aumento del food cost passivo rispetto a quello preventivato.
Variazioni di prezzo delle materie prime e stagionalità
Il mercato delle materie prime è soggetto a fluttuazioni di prezzo dovute a fattori stagionali, climatici, economici o logistici.
L'aumento improvviso del prezzo di un ingrediente chiave può far schizzare il food cost se non si è preparati. Seguire la stagionalità dei prodotti non solo garantisce una qualità migliore, ma può anche aiutare a contenere i costi.
La stipula di contratti di fornitura a medio-lungo termine (dove possibile) o la possibilità di adattare il menù in base alla disponibilità e ai prezzi di mercato possono mitigare questi impatti.
Come ottimizzare il Food Cost senza sacrificare la qualità
Esistono diversi metodi per tenere sotto controllo il food cost. Uno di questi è quello di saper affrontare con intelligenza la questione degli acquisti. Non fermarti mai al primo fornitore che incontri: prenditi il tempo di esplorare il mercato, confrontare i prezzi e valutare attentamente non solo i costi, ma anche la qualità dei prodotti e l'affidabilità del servizio. Costruire un buon rapporto con i fornitori può rivelarsi un grande vantaggio: con il tempo potresti ottenere condizioni migliori, magari attraverso ordini più consistenti o grazie alla puntualità nei pagamenti.
Un’altra strategia utile è puntare sulla stagionalità e sui prodotti locali. Ciò ti permette non solo di esaltare il sapore dei piatti, ma anche di risparmiare perché questi prodotti spesso hanno un costo più contenuto rispetto a quelli fuori stagione o importati.
Anche la gestione del magazzino è cruciale, specialmente se vuoi ridurre gli sprechi. Fare inventari regolari ti aiuta a tenere tutto sotto controllo: sai sempre cosa hai a disposizione, cosa si sta avvicinando alla scadenza e puoi valutare meglio i consumi reali. Applica con costanza la regola del "First In, First Out" (ciò che entra prima, esce prima), per evitare che i prodotti vadano a male.
È essenziale anche che tutto il personale sia formato sulla corretta conservazione degli alimenti, così da preservarne la qualità il più a lungo possibile. Un buon sistema di tracciamento degli scarti, con indicazione dei motivi per cui un alimento viene buttato, può aiutarti a individuare le aree critiche e correggere eventuali errori.
Infine, non dimenticare di tenere sotto controllo le porzioni usando bilance e misurini e studiare regolarmente il tuo menù per capire quali piatti vendono di più, quali hanno i margini migliori e quali invece arrancano. Questo ti permetterà di puntare su ciò che funziona meglio, modificare o ripensare i piatti meno richiesti ma potenzialmente redditizi, o rivedere prezzo e ricetta di quelli molto amati ma poco profittevoli.
Il ruolo della distinta base nel food cost
Abbiamo già accennato alla distinta base (o ricetta standard). Essa descrive esattamente come viene preparato un piatto, elencando ogni singolo ingrediente utilizzato, la quantità necessaria per una porzione, le procedure di preparazione e il costo unitario di ciascun ingrediente.
Senza questo documento è impossibile determinare il costo teorico di un piatto e, di conseguenza, fissare un prezzo di vendita consapevole. Sebbene creare e mantenere aggiornate le distinte basi per tutti i piatti del menu richieda tempo e precisione, questo lavoro rappresenta un investimento indispensabile per una gestione efficace dei costi perché:
- Garantisce che ogni piatto sia preparato sempre allo stesso modo, indipendentemente da chi lo cucina, assicurando coerenza qualitativa al cliente.
- Fornisce un riferimento chiaro per il controllo delle porzioni e l'uso corretto degli ingredienti in cucina.
- Aiuta a prevedere il fabbisogno di materie prime in base alle previsioni di vendita.
- È uno strumento essenziale per formare i nuovi membri dello staff di cucina.
Definizione del prezzo di vendita ottimale basato sul food cost
Una volta calcolato il costo materia prima di un piatto tramite la distinta base, come si stabilisce il prezzo di vendita?
Un metodo comune è quello del fattore di mark-up (o moltiplicatore). Si stabilisce un obiettivo di food cost percentuale (ad esempio, il 30%) e il prezzo di vendita lo si ottiene dividendo il costo materia prima del piatto per la percentuale di food cost desiderata (espressa in decimali).
Prezzo di Vendita = Costo Materia Prima / Food Cost Percentuale Desiderato
Nell'esempio del risotto con costo materia prima di € 3,00 e un obiettivo di food cost del 25%:Prezzo di Vendita = € 3,00 / 0,25 = € 12,00
In alternativa, si può usare un moltiplicatore (Mark-up = 1 / Food Cost Percentuale Desiderato). Con un target del 25%, il mark-up è 1 / 0,25 = 4.Prezzo di Vendita = Costo Materia Prima * Mark-up = € 3,00 * 4 = € 12,00
Ovviamente, il prezzo finale dovrà tenere conto anche di altri fattori:
- i costi operativi (personale, affitto, utenze);
- il margine di profitto desiderato;
- i prezzi della concorrenza
- la percezione del valore da parte del cliente.
Il food cost fornisce però la base matematica essenziale per garantire la copertura dei costi variabili diretti e contribuire alla redditività generale.
Strumenti e tecnologie per il controllo del food cost
Gestire manualmente tutti gli aspetti del food cost può essere complesso e dispendioso in termini di tempo. Fortunatamente, la tecnologia offre oggi numerosi strumenti per semplificare e rendere più efficiente questo processo:
- Software gestionali per ristoranti: molti sistemi moderni integrano funzionalità di gestione magazzino, permettendo di tracciare le vendite per singolo piatto e scaricare automaticamente gli ingredienti dalle scorte (se le distinte basi sono state caricate). Alcuni li puoi trovare qui.
- Software di gestione inventario e ricette: esistono programmi specifici che aiutano a creare e gestire le distinte basi, calcolare il food cost attivo per piatto, gestire gli inventari, tracciare gli acquisti e generare report dettagliati sul food cost passivo e sugli sprechi.
- Sistemi di pesatura integrati: bilance connesse ai sistemi gestionali possono aiutare a standardizzare le porzioni e a monitorare l'uso effettivo degli ingredienti.
- App per la gestione fornitori e ordini: facilitano il confronto dei prezzi, l'invio degli ordini e il tracciamento delle consegne.
L'adozione di questi strumenti può ridurre significativamente il margine di errore umano, automatizzare compiti ripetitivi e fornire dati precisi e tempestivi per prendere decisioni informate.
Gestione del ristorante e food cost: un valore essenziale
Come abbiamo visto, il food cost è un indicatore dinamico che riflette l'efficienza di molteplici aree operative del ristorante.
Una gestione efficace del food cost richiede quindi molta attenzione perché non si tratta solo di negoziare prezzi più bassi con i fornitori o di ridurre le porzioni, ma di creare una cultura aziendale orientata all'efficienza, alla riduzione degli sprechi e al controllo dei costi.
Monitorare costantemente il food cost, analizzare gli scostamenti, comprendere le cause e implementare strategie correttive mirate è un processo continuo, fondamentale per garantire la salute economica e il successo duraturo del tuo ristorante. È una pratica essenziale per ottimizzare le risorse per continuare a offrire un'esperienza eccellente ai tuoi clienti in modo sostenibile e profittevole.
